Kein Vertrauensschutz bei einem nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuch

Die private Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge ist gesetzlich geregelt. Für jeden Kalendermonat hat der Unternehmer 1 % des inländischen Kfz-Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung und Umsatzsteuer als Privatanteil zugrunde zu legen. Rabatte und Nachlässe, die beim Erwerb des Fahrzeugs gewährt wurden, werden nicht berücksichtigt. Dies gilt auch beim Erwerb eines Gebrauchtfahrzeugs.

Der Nachweis einer geringeren privaten Nutzung ist möglich. Zu diesem Zweck sind die Aufwendungen durch Belege nachzuweisen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch zu ermitteln. Diese Grundsätze gelten auch, wenn der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug zur privaten Nutzung überlässt. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Eine Lose-Blatt-Sammlung reicht nicht. Anzugeben sind Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt; weiterhin Reiseziel, Reiseroute, Reisezweck und der Name der aufgesuchten Geschäftspartner.

Das Finanzgericht Berlin‑Brandenburg hat die Auffassung der Finanzverwaltung bestätigt, dass ein in Form einer Excel-Tabelle geführtes Fahrtenbuch nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder die Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Das Finanzgericht stellt weiterhin klar, dass es keinen Vertrauensschutz aufgrund einer fehlerhaften Anwendung (Verwaltungspraxis) in den Vorjahren gibt.

Der Bundesfinanzhof muss abschließend entscheiden.

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