Mittwoch, 31. Oktober 2012

Elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen: Buchführung muss umgestellt werden

Bilanzierende Unternehmen müssen (bis auf wenige Ausnahmen) ab 2014 ihre Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung auf elektronischem Weg (E-Bilanz) an die Finanzverwaltung übermitteln.

Für 2013 sind E-Bilanzen abzugeben, sodass die Buchführung – falls noch nicht geschehen - spätestens im Januar 2013 umgestellt werden muss. Die tatsächlichen Dimensionen der Umstellungen (Neueinrichtung von bis zu mehreren Hundert Konten) können nur im jeweiligen Einzelfall festgestellt werden. Eine frühzeitige Anpassung des unterjährigen Buchungsverhaltens verhindert das zeit- und kostenintensive Nacharbeiten bei der Jahresabschlusserstellung.

Geschenke an Geschäftsfreunde - was ist zu beachten?

Zum Jahresende ist es üblich, Geschenke an Geschäftsfreunde zu verteilen. Deshalb sind für den Abzug dieser Aufwendungen als Betriebsausgaben die nachfolgenden Punkte von großer Bedeutung:

  • Geschenke an Geschäftsfreunde sind nur bis zu einem Wert von 35 € netto ohne Umsatzsteuer pro Jahr und pro Empfänger abzugsfähig.
  • Nichtabziehbare Vorsteuer (z. B. bei Versicherungsvertretern, Ärzten) ist in die Ermittlung der Wertgrenze mit einzubeziehen. In diesen Fällen darf der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr als 35 € betragen.
  • Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorhanden sein, auf der der Name des Empfängers vermerkt ist. Bei Rechnungen mit vielen Positionen sollte eine gesonderte Geschenkeliste mit den Namen der Empfänger sowie der Art und der Betragshöhe des Geschenks gefertigt werden.
  • Schließlich müssen diese Aufwendungen auf ein besonderes Konto der Buchführung „Geschenke an Geschäftsfreunde“, getrennt von allen anderen Kosten, gebucht werden.

Überschreitet die Wertgrenze sämtlicher Geschenke pro Person und pro Wirtschaftsjahr den Betrag von 35 € oder werden die formellen Voraussetzungen nicht beachtet, sind die Geschenke an diese Personen insgesamt nicht abzugsfähig. Außerdem unterliegt der nichtabzugsfähige Nettobetrag dann noch der Umsatzsteuer.

Kranzspenden und Zugaben sind keine Geschenke und dürfen deshalb auch nicht auf das Konto „Geschenke an Geschäftsfreunde“ gebucht werden. In diesen Fällen sollte ein Konto „Kranzspenden und Zugaben“ eingerichtet werden.

Hinweis: Unternehmer haben bei betrieblich veranlassten Sachzuwendungen und Geschenken die Möglichkeit, eine Pauschalsteuer von 30 % zu leisten. Um bei hohen Sachzuwendungen eine Besteuerung mit dem individuellen Steuersatz des Empfängers zu gewährleisten, ist die Pauschalierung ausgeschlossen, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder je Einzelzuwendung 10.000 € übersteigen. Die Zuwendungen sind weiterhin aufzuzeichnen, auch um diese Grenze prüfen zu können.

Als Folge der Pauschalversteuerung durch den Zuwendenden muss der Empfänger die Zuwendung nicht versteuern. In einem koordinierten Ländererlass hat die Finanzverwaltung zur Anwendung dieser Regelung Stellung genommen. Danach ist u. a. Folgendes zu beachten.

  • Grundsätzlich ist das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen einheitlich auszuüben. Es ist jedoch zulässig, die Pauschalierung jeweils gesondert für Zuwendungen an Dritte (z. B. Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer) und an eigene Arbeitnehmer anzuwenden.
  • Streuwerbeartikel (Sachzuwendungen bis 10 €) müssen nicht in die Bemessungsgrundlage der Pauschalierung einbezogen werden, werden also nicht besteuert.
  • Bei der Prüfung, ob Aufwendungen für Geschenke an einen Nichtarbeitnehmer die Freigrenze von 35 € pro Wirtschaftsjahr übersteigen, ist die übernommene Steuer nicht mit einzubeziehen. Die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsausgabe richtet sich danach, ob die Aufwendungen für die Zuwendung als Betriebsausgabe abziehbar sind.
  • Der Unternehmer muss den Zuwendungsempfänger darüber informieren, dass er die Pauschalierung anwendet. Eine besondere Form ist dafür nicht vorgeschrieben.

Wegen der Kompliziertheit der Vorschrift sollte in Einzelfällen der Steuerberater gefragt werden.

Behandlung von Aufwendungen für Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen

Aufwendungen für im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführte Betriebsveranstaltungen dürfen pro Arbeitnehmer nicht mehr als 110 € inklusive Umsatzsteuer betragen. Kosten für Aufwendungen teilnehmender Angehöriger der Arbeitnehmer sind diesen zuzurechnen. Außerdem dürfen maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr durchgeführt werden. Wird die Freigrenze von 110 € überschritten, ist der Gesamtbetrag als Arbeitslohn zu versteuern.

Der Arbeitgeber kann diesen Arbeitslohn pauschal versteuern. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die Teilnahme an der Veranstaltung allen Arbeitnehmern offen stand.

Der Bundesfinanzhof hat die Auffassung der Finanzverwaltung bestätigt, dass es nicht auf die Dauer der Veranstaltung ankommt. Die Veranstaltung kann sich also auch über zwei Tage (mit Übernachtung) hinziehen.

Bei den am Ende eines Jahres üblichen Weihnachtsfeiern sollte noch Folgendes beachtet werden:

  • Geschenkpäckchen bis zu einem Wert von 40 € inklusive Umsatzsteuer, die anlässlich solcher Feiern übergeben werden, sind in die Berechnung der Freigrenze einzubeziehen.
  • Geschenke von mehr als 40 € inklusive Umsatzsteuer sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn und deshalb nicht bei der Prüfung der Freigrenze zu berücksichtigen. Die gezahlten Beträge können dann aber vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert werden.
  • Geldgeschenke, die kein zweckgebundenes Zehrgeld sind, unterliegen nicht der Pauschalierungsmöglichkeit und müssen voll versteuert werden.

Keine Verlängerung des Beginns der Festsetzungsfrist von vier Jahren bei Abgabe der Steuererklärung nach Ablauf dieser Frist

Die allgemeine Frist zur Festsetzung einer Steuer beträgt vier Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Steueranspruch entstanden ist. Muss eine Steuererklärung abgegeben werden, gilt eine Sonderregelung. Die Festsetzungsfrist beginnt dann mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuererklärung eingereicht worden ist, spätestens aber drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist (sog. Anlaufhemmung). Nach Ablauf der Festsetzungsfrist erlischt der Steueranspruch durch Verjährung.

Wird eine Steuererklärung erst nach Ablauf der allgemeinen vierjährigen Festsetzungsfrist abgegeben, ist keine Steuerveranlagung mehr durchzuführen. Der Steueranspruch ist ohne Berücksichtigung der Anlaufhemmung bereits nach Ablauf der allgemeinen Steuerfestsetzungsfrist erloschen.

Unter Beachtung dieser Grundsätze wurde der Einkommensteuererstattungsanspruch für einen Arbeitnehmer durch den Bundesfinanzhof abgelehnt. Er hatte seine Einkommensteuererklärung für 1998 erst im Jahr 2005 abgegeben. Durch die Beantragung eines Haushaltsfreibetrags hätte eine zur Einkommensteuererstattung führende Einkommensteuerveranlagung durchgeführt werden müssen. Dies lehnte das Finanzamt mit der Begründung ab, dass der Steueranspruch bereits verjährt sei. Die Auffassung ist durch den Bundesfinanzhof bestätigt worden, die Frist endete am 31.12.2002 (vier Jahre nach Entstehung des Steueranspruchs).

Praxisgebühr nicht als Sonderausgabe abzugsfähig

Die Praxisgebühr ist nicht als Sonderausgabe abziehbar, weil sie nicht unter den Begriff „Beiträge zu Krankenversicherungen“ fällt. Dazu gehören nur solche Ausgaben, die zur Erlangung des Versicherungsschutzes geleistet werden. Dieser Versicherungsschutz besteht unabhängig von der Leistung der Zuzahlung.

Die Praxisgebühren stellen dagegen Krankheitskosten dar, die als außergewöhnliche Belastungen geltend gemacht werden können. Welche Ansprüche an den Nachweis der Zwangsläufigkeit nach Änderung der gesetzlichen Grundlage durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ab 2012 gestellt werden, hängt vom Einzelfall ab.

(Quelle: Urteil des Bundesfinanzhofs)

Rückstellungen wegen zukünftiger Außenprüfungen bei Großbetrieben

Unternehmen, die der Außenprüfung (Betriebsprüfung) unterliegen, werden in die Größenklassen Großbetriebe, Mittelbetriebe, Kleinbetriebe und Kleinstbetriebe eingeordnet. Bei Großbetrieben soll der Prüfungszeitraum an den vorhergehenden Prüfungszeitraum anschließen (sog. Anschlussprüfung).

Das Finanzgericht Baden-Württemberg hatte im Jahr 2010 entschieden, dass bei Großbetrieben die Bildung einer Rückstellung für die Kosten einer zukünftigen Betriebsprüfung zulässig ist. Zu erfassen sind die auf den Prüfer entfallenden Sachkosten und die Personal- und Sachkosten für die Ansprechpartner des Prüfers während der Prüfung. Die überwiegende Wahrscheinlichkeit, dass eine Betriebsprüfung stattfindet, reicht zur Bildung der Rückstellung aus. Bei einem als Großbetrieb eingestuften Unternehmen besteht diese hinreichende Wahrscheinlichkeit. Eine absolute Sicherheit der Durchführung der Betriebsprüfung ist nicht erforderlich.

Diese Entscheidung hat der Bundesfinanzhof bestätigt und die Revision des Finanzamts zurückgewiesen.

Hinweis: Bei Klein- und Mittelbetrieben besteht keine überwiegende Wahrscheinlichkeit, dass für vorangegangene Wirtschaftsjahre eine Außenprüfung erfolgt. Für diese Unternehmen ist die Außenprüfung erst dann wahrscheinlich, wenn eine Prüfungsanordnung vor dem Bilanzstichtag vorliegt.

Nachweis der Investitionsabsicht bei neu gegründeten Betrieben

Für den Abzug eines Investitionsabzugsbetrags ist es keine zwingende Voraussetzung, dass eine verbindliche Bestellung des anzuschaffenden Wirtschaftsguts im Wirtschaftsjahr der Geltendmachung vorliegt. Nach dem Gesetzeswortlaut ist es erforderlich, dass die Investition „voraussichtlich“ getätigt wird.

Bei einem neu zu gründenden Betrieb sind zwar strengere Maßstäbe anzulegen, die Vorlage einer verbindlichen Bestellung ist jedoch nicht unbedingt notwendig. Als Nachweis können Kosten für die Vorbereitung einer Investition oder aber ähnliche Aktivitäten geeignet sein. Das sind z. B. konkrete Verhandlungen über den Erwerb eines Wirtschaftsguts, die dann tatsächlich und zeitnah in einer verbindlichen Bestellung münden.

(Quelle: Urteil des Bundesfinanzhofs)