Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff veröffentlicht

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat das lange erwartete endgültige Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht und damit die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) abgelöst, weil die bisherigen Stellungnahmen „veraltet und technisch überholt waren.“ Das BMF ist der Auffassung, dass durch GoBD „keine Änderung der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung“ eingetreten ist. Die Anpassungen seien im Hinblick auf die technischen Entwicklungen vorgenommen worden.

Die GoBD beschäftigen sich insbesondere mit der Aufbewahrung von Unterlagen aufgrund steuerrechtlicher und außersteuerlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, der Verantwortlichkeit für die Führung elektronischer Aufzeichnungen und Bücher, mit den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Vollständigkeit, Richtigkeit. Weiter werden das Belegwesen (insbesondere die Belegfunktion), die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle und das interne Kontrollsystem, die Datensicherheit und die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geregelt. Auch der Datenzugriff und die Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit und Fragen der Zertifizierung und Softwaretestdaten werden geregelt. Da sich die GoBD sowohl auf Groß- als auch auf Kleinbetriebe beziehen, wird darauf hingewiesen, dass sich die einzelnen Anforderungen an der Betriebsgröße orientieren.

Die endgültige Fassung der GoBD gilt für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen.

Hinweis: Wichtige Forderungen insbesondere der Steuerberaterschaft sind im jetzt veröffentlichten BMF-Schreiben nicht berücksichtigt worden. So ist z. B. der Begriff „steuerrelevante Daten“ nicht definiert. Auch die vielen Praxisprobleme sind vom BMF nicht berücksichtigt worden. Obwohl in den letzten 20 Jahren erhebliche technische Entwicklungen eingetreten sind, hat die Verwaltung diese Änderungen gar nicht berücksichtigt. Das BMF hat auch nicht berücksichtigt, dass es fast unmöglich ist, Software bis zum 31.12.2014 umzustellen. Es bleibt abzuwarten, ob das BMF noch eine Übergangsregelung schafft.